ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

TYÖNHAKIJAT

Päivitetty viimeksi 25.5.2018

1. JOHDANTO

Tässä asiakirjassa kuvataan, miten Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) ja sen työntekijät käsittelevät työnhakijoiden henkilötietoja heidän hakiessaan työpaikkaa Robitilta. Robit toimii rekisterinpitäjänä tällaisille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa työnhakijoiden henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille ensiarvoisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

Tässä Tietosuojailmoituksessa kerrottu koskee soveltuvilta osin myös Robitin konserniyhtiöiden toteuttamaa henkilötietojen käsittelyä.

2. REKISTERINPITÄJÄ

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Jaana Rinne
c/o Robit Plc
Puh.: +358 40 521 3286
Email: jaana.rinne@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLINEN PERUSTE JA KÄSITTELYN TARKOITUKSET

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”) soveltuu yleislakina kaikkeen työnhakijoiden henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi sovelletaan tiettyjä yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain (759/2004) säännöksiä.

Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua tietosuoja-asetuksessa kuvattuun oikeudelliseen perusteeseen. Työnhakijoiden henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin oikeudellisiin perusteisiin:

  • Käsittely on tarpeen sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • Robitia koskevan oikeudellisen velvoitteen noudattaminen
  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitin oikeutettu etu. Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi tietoturvan tai tilojen ja tietoverkkojen turvallisuuden varmistaminen ja parantaminen, epäillyn petoksen väärinkäytön estäminen ja tutkiminen sekä Robitin omaisuuden suojeleminen.

Työnhakijoiden henkilötietoja käsitellään erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

  1. Rekrytointi; hakemusten vastaanottaminen ja käsittely;
  2. Henkilö- ja soveltuvuusarviointien toteuttaminen;
  3. CV-tietokannan ylläpitäminen;
  4. Hakijoille tiedottaminen koskien sitä, tulivatko he valituksi, sekä muu yhteydenpito työnhakijan ja Robitin välillä.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT

Robit saattaa käsitellä seuraavia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia edellä kuvattujen käsittelyn tarkoituksia varten. Nämä tarpeelliset henkilötiedot voidaan luokitella seuraavalla tavalla:

Perustiedot, kuten

  • Työnhakijan nimi
  • Henkilötunnus
  • Yhteystiedot (kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite)

Toimeen soveltuvuuteen liittyvät tiedot, kuten

  • Työkokemukseen, pätevyyteen ja koulutukseen liittyvät tiedot
  • Henkilö- ja soveltuvuusarviointien tulokset. Sellaisten hakijoiden, jotka ensimmäisen haastattelun perusteella ovat toimeen soveltuvia, saatetaan edellyttää osallistuvan henkilö- tai soveltuvuusarviointiin. Henkilöt, jotka arvioidaan, saavat aina jäljennöksen lausunnosta.

Muut työnhakijalta saadut tiedot, kuten

  • Työhakemus ja sen mahdolliset liitteet

Muut rekrytointiprosessin aikana kertyneet tiedot, kuten

  • Haastattelijoiden tekemät muistiinpanot
  • Työnhakijan ja Robitin välinen yhteydenpito

Teknisen valvonnan avulla kerätyt tiedot, kuten

  • Hakijan rekrytointijärjestelmän käyttöä koskevat tiedot
  • Kameravalvonnan ja muun elektronisen valvonnan tallenteet

Yllä kuvattujen henkilötietojen kategorioiden lisäksi Robit voi käsitellä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tai muulla tavalla arkaluontoisia tietoja seuraavalla tavalla:

  • Todistus huumausainetestistä tai sen sisältämät tiedot, lainsäädännön asettamien rajojen puitteissa, työntekijän suorituskyvyn ja työkyvyn selvittämiseksi.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain pääsäännön mukaisesti työnhakijoihin liittyvät tiedot on pääsääntöisesti kerättävä työnhakijalta itseltään. Lisäksi tietoja kerätään myös muista sallituista lähteistä, kuten tietojärjestelmistä, joihin hakijan henkilötietoja tallentuu tämän käyttäessä näitä järjestelmiä.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille tässä tietosuojailmoituksessa kuvattujen käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi siten, kuin alla on täsmennetty. Kun henkilötietoja siirretään taholle, joka käsittelee henkilötietoja Robitin puolesta (eli henkilö-tietojen käsittelijälle), Robit on muun muassa sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että henkilötietoja käsitellään vain Robitin antamien kirjallisten ohjeiden perusteella ja vain niihin käsittelyn tarkoituksiin, jotka tässä dokumentissa on määritelty, ja että pääsy henkilötietoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviinsä liittyvä tarve saada pääsy henkilötietoihin.

  • Henkilötietojen käsittelijät: Robit voi siirtää henkilötietoja käsittelijöille sellaisten palveluiden tai tehtävien toteuttamiseksi, jotka Robit on näille osoittanut. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi laitteiden, tietojärjestelmien ja ohjelmistojen hallintaan ja ylläpitoon sekä muihin tietojenkäsittelypalveluihin.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä. Tietyissä tapauksissa Robit saattaa jakaa työnhakijoiden henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille niissä määrin, kuin rekrytoinnin tarkoituksia varten on tarpeellista.

Robit luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi viranomaisille tai Robitin palveluntarjoajille kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa tai lainsäädännön velvoittamana.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit säilyttää työnhakijoiden henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti ainoastaan niin kauan, kuin tietoja tarvitaan tässä Tietosuojailmoituksessa määriteltyjä käsittelyn tarkoituksia varten. Tiedot, jotka eivät enää ole Robitille tiettyä tarkoitusta varten tarpeellisia, poistetaan Robitin tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista.

Yleinen työnhakijoiden henkilötietojen enimmäissäilytysaika on yksi vuosi siitä, kun rekrytointipäätös on tehty. Tämä perustuu työhönottotilanteisiin sovellettavaan tasa-arvolain (609/1986) syrjintäsyytteen nostamisen kanneaikaan.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Tietosuoja-asetus takaa rekisteröidyille lukuisia oikeuksia, joiden avulla rekisteröity voi itse vaikuttaa henkilötietojensa käsittelyyn. Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti. Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tai päivittää tätä dokumenttia. Tieto siitä, milloin dokumenttiin on tehty muutoksia, löytyy tämän dokumentin alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta.