ROBIT OYJ:N TIETOSUOJAILMOITUS

OSAKKEENOMISTAJAT

Päivitetty viimeksi 28.5.2018

1. JOHDANTO

Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Robit Oyj (jäljempänä “Robit”) käsittelee Robitin osakkeenomistajien ja muiden oikeudenhaltijoiden henkilötietoja. Robit toimii rekisterinpitäjänä tällaisille henkilötiedoille.

Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa osakkeenomistajien henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Yksityisyytesi ja henkilötietojesi suojaaminen on Robitille ensiarvoisen tärkeää. Olemme sitoutuneet noudattamaan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä käsitellessämme henkilötietojasi. Tässä Tietosuojailmoituksessa kuvataan tarkemmin Robitin osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn keinot ja tarkoitukset.

2. REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Rekisterinpitäjä

Robit Oyj
(y-tunnus: 0825627-0)
Viikkiniityntie 9
33880 Lempäälä
Puh.: +358 3 3140 3400

Yhteyshenkilö

Violetta Hünninen
c/o Robit Plc
Puh.: +358 45 202 0252
Email: violetta.hunninen@robitgroup.com

3. TIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU) 2016/679 (”tietosuoja-asetus”) soveltuu yleislakina kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Henkilötietojen käsittelyn tulee aina perustua tietosuoja-asetuksessa kuvattuun oikeudelliseen perusteeseen.

Osakkeenomistajien henkilötietojen käsittely perustuu seuraaviin käsittelyperusteisiin:

  • Robitia koskevan oikeudellinen velvoite
  • Rekisteröidyn suostumus soveltuvan lainsäädännön mukaisesti
  • Robitin oikeutettu etu

Oikeutettu etu voi olla esimerkiksi Robitin konserninlaajuinen tietojenvaihto, markkinointi- tai hallinnolliset toimenpiteet, petoksen, IT-järjestelmien väärinkäytön tai rahanpesun estäminen, fyysinen sekä IT- ja tietoverkkojen turvallisuus sekä mahdolliset yritysjärjestelytoimenpiteet. Henkilötietojen toimittaminen tämän Tietosuojailmoituksen mukaisesti on välttämätöntä Robitia koskevien oikeudellisten velvoitteiden noudattamiseksi.

4. ROBITIN KÄSITTELEMIEN HENKILÖTIETOJEN KATEGORIAT JA KÄSITTELYN OIKEUDELLISET PERUSTEET

Robit käsittelee seuraavia osakkeenomistajien henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia lainsäädännössä, erityisesti osakeyhtiölaissa (624/2006) asetettujen velvoitteiden noudattamiseksi, yhtiökokouksien järjestämiseksi, sekä osallistujatietojen keräämiseksi.

Robitin käsittelemät osakkeenomistajien henkilötiedot:

  • yksilöivät tiedot, kuten osakkeenomistajan, huoltajan tai muun oikeudenhaltijan nimi, henkilötunnus tai muu tunnistetieto, kansallisuus ja syntymäpäivä
  • yhteystiedot
  • maksuihin ja verotukseen liittyvät tiedot
  • osakkeenomistajan omistamiin osakkeisiin liittyvät tiedot, kuten omistettujen osakkeiden määrä kussakin osakelajissa sekä osakkeisiin kohdistuvien määräysoikeuksien määrä ja tyyppi
  • tiedot osakkeenomistajan osallistumisesta yhtiökokouksiin
  • tiedot osakkeenomistajan ja Robitin välisestä yhteydenpidosta

Lisäksi Robit saattaa käsitellä yllä mainittujen henkilötietojen muutostietoja.

Robitilla on tiloissaan kameravalvonta. Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi Robit käsittelee kameravalvonnan ja muunlaisen teknisin menetelmin toteutetun valvonnan avulla tallennettuja tietoja, jotka on tallennettu rekisteröidyn vieraillessa Robitin tiloissa.

5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Robit kerää osakkeenomistajien henkilötietoja osakkeenomistajilta itseltään tai muista sallituista lähteistä, kuten Eurclear Finland Oy:n ylläpitämästä arvo-osuusjärjestelmästä tai muista soveltuvan lainsäädännön mukaisista julkisista lähteistä.

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT JA LUOVUTUKSET

Robit voi siirtää osakkeenomistajien henkilötietoja kolmansille osapuolille jäljempänä kuvatulla tavalla täyttääkseen tässä Tietosuojailmoituksessa kuvatut käsittelyn tarkoitukset. Siirrettäessä henkilötietoa Robitin puolesta henkilötietoja käsittelevälle taholle (eli henkilötietojen käsittelijälle), Robit on sopimusjärjestelyin varmistanut, että tietoja käsitellään ainoastaan Robitin kirjallisten ohjeiden mukaisesti ja tässä Tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin, ja että pääsyoikeus tietoihin on vain niillä henkilöillä, joiden on tehtäviä hoitaakseen päästävä tietoihin käsiksi. Henkilötietojen käsittelijöiden tehtävät liittyvät esimerkiksi tietojärjestelmien tai ohjelmistojen tai muiden henkilötietojen käsittelypalveluiden tarjoamiseen.

Jotkin Robitin käyttämistä henkilötietojen käsittelijöistä ovat sijoittautuneet EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Robit on sopimuksellisin järjestelyin varmistunut siitä, että nämä tahot varmistavat tietosuojan riittävän tason henkilötietojen käsittelyssä, ja siten henkilötietojen siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin. Lisätietoja henkilötietojen rajatylittävistä siirroista ja siirtoihin kulloinkin sovellettavista asianmukaisista suojatoimista on saatavilla tämän dokumentin kohdassa 2 mainitulta yhteyshenkilöltä. Tietyissä tapauksissa Robit luovuttaa henkilötietoja Robitin kanssa samaan konserniin kuuluville yhtiöille eri tarkoituksiin (kuten keskitetyt konsernitoiminnot, mukaan lukien mutta ei rajoittuen konserninsisäinen yhteydenpito, koordinointi ja raportointi). Tällainen tietojenvaihto kattaa konserninsisäiset henkilötietojen siirrot Robit-konserniyhtiöille eri puolilla maailmaa.

Ellei osakkeenomistajan henkilökohtainen turvallisuus muuta vaadi, seuraavat osakkeenomistajan henkilötiedot ovat yleisesti nähtävillä Euroclear Finland Oy:n tietojärjestelmän asiakaspäätteellä:

  • osakkeenomistajan nimi ja osoite tai kotikunta
  • syntymäpäivä
  • kansallisuus
  • yksityiskohdat omistuksesta
  • odotuslistojen määrä ja syy odotuslistalla oloon
  • tiedot yhteisomistajista

Lisäksi Robit luovuttaa osakkeenomistajien henkilötietoja säännöllisesti Euroclear Finland Oy:lle arvo-osuusjärjestelmän ylläpitoa varten. Robit saattaa myös luovuttaa henkilötietoja esimerkiksi toimivaltaisille viranomaisille silloin, kun lainsäädäntö velvoittaa, oikeudellisiin menettelyihin valmistautumiseksi tai puolustautuakseen oikeudellista vaatimusta vastaan kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön asettamissa rajoissa tai lainsäädännön velvoittamana.

Robitin liiketoiminnan tai sen osan myynnin yhteydessä tai mikäli Robit tekee organisatorisia muutoksia liiketoiminnassaan, Robit saattaa luovuttaa henkilötietoja ostajille ja heidän edustajilleen kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti.

7. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Robit tai tämän puolesta henkilötietoja käsittelevä henkilötietojen käsittelijä säilyttää henkilötietoja soveltuvan lainsäädännön mukaisesti vähintään niin kauan kuin osakkeenomistaja omistaa Robitin osakkeita. Kun Robit ei enää tarvitse tietoja tässä Tietosuojailmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin, tiedot poistetaan Robitin tai sen puolesta tietoja käsittelevän tahon tietojärjestelmistä ja muista tiedostoista tai anonymisoidaan peruuttamattomasti. Jotkin osakkeenomistajien henkilötiedot, kuten yhtiökokouspöytäkirjan tiedot osallistumisesta, voidaan säilyttää määräämättömän ajan.

Mikäli henkilötiedot on kerätty lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen perusteella, henkilötietojen säilytysaika saattaa myös määräytyä lainsäädännön asettamien vaatimusten perusteella.

8. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröity voi käyttää seuraavia oikeuksia suhteessa Robitiin tilanteissa, joissa Robit toimii rekisteröityä koskevien henkilötietojen osalta rekisterinpitäjänä. Rekisteröidyn oikeudet riippuvat käsittelyn oikeudellisesta perusteesta, ja oikeuksien käyttäminen edellyttää tunnistautumista.

  • Tarkastusoikeus: Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus rekisterinpitäjältä siitä, että tämä käsittelee rekisteröityä koskevia henkilötietoja sekä oikeus tarkastaa nämä tiedot. Rekisterinpitäjä saattaa pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään, mm. pyydettyjen tietojen yksityiskohtiin liittyen.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot, sekä saada puutteelliset henkilötietonsa täydennettyä.
  • Oikeus tulla unohdetuksi: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan tätä koskevat henkilötiedot. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa kyseiset tiedot, mikäli sillä ei enää ole lakisääteistä perustetta käsitellä näitä tietoja, rekisterinpitäjää sitova lakiin tai sopimukseen perustuva velvoite säilyttää tietoja on päättynyt tai milloin rekisteröity on peruuttanut henkilötietojen käsittelyyn antaman suostumuksensa.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus saada rekisterinpitäjä rajoittamaan rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä.
  • Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen: Tietyissä lain määrittämissä tapauksissa rekisteröidyllä on oikeus saada häntä itseään koskevat rekisterinpitäjän käsittelemät henkilötiedot, ja rekisterinpitäjän tulee toimittaa henkilötiedot rekisteröidylle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, minkä jälkeen rekisteröidyllä on oikeus rekisterinpitäjän estämättä siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä: Tietyissä tapauksissa rekisteröidyllä voi olla oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä. Vastustamisoikeus soveltuu erityisesti sellaisiin tilanteisiin, joissa henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa rekisterinpitäjän on noudatettava rekisteröidyn vaatimusta, ellei rekisterinpitäjä esitä käsittelylle sellaisia pakottavia oikeudellisia perusteita, jotka ohittavat rekisterinpitäjän edut, oikeudet ja vapaudet, taikka ellei henkilötietoja tarvita oikeusvaateiden muodostamiseksi, käyttämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Mikäli henkilötietojen käsittely on perustunut rekisteröidyn yksiselitteiseen suostumukseen, rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa käsittelyyn antamansa suostumus.

Oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee osoittaa tämän Tietosuojailmoituksen kohdassa Error! Reference source not found. mainitulle yhteyshenkilölle.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Valitus tulee tehdä toimivaltaiselle viranomaiselle, Suomessa tietosuojavaltuutetulle, tämän antamien ohjeiden mukaisesti.  Tietosuojavaltuutetun verkkosivut löytyvät täältä.

9. MUUTOKSET TÄHÄN TIETOSUOJAILMOITUKSEEN

Robit saattaa aika ajoin muuttaa tätä tietosuojailmoitusta. Tieto siitä, milloin tietosuojailmoitukseen on tehty muutoksia, löytyy tämän verkkosivun alusta ”päivitetty viimeksi” –kohdasta. Robit kannustaa tarkistamaan tämän ilmoituksen säännöllisesti muutosten varalta. Mikäli Robit muuttaa merkittävästi osakkeenomistajien henkilötietojen käsittelyn tapoja, Robit ilmoittaa siitä tällä verkkosivulla tai sähköpostitse rekisteröidyille.